🚨 Время и внимание в экстренных задачах (личный опыт)
На прошлой неделе пришли неприятные рабочие новости. Из-за этого пришлось откладывать вообще все задачи и перекраивать недельный план, включая выходные. Ситуация экстренная.
Делюсь своим опытом, что помогло эффективно действовать в ситуации.
(Пропускаю пункт №0 про выплеск эмоций и гнева. Выпустил пар от внезапно пришедшей «жэ», это помогло разрядиться и начать действовать в полную силу)
✅ Во-первых, единое место коммуникации.
Общий чат. Я сделал отдельный телеграм чат под проект, в котором собрал участников рабочей группы. В первых сообщениях коротко повторил задачу, которую перед созданием чата обсудили на общем звонке. Здесь же в чате поделился ссылками на полезные документы, рекомендации и примеры выполнения задач.
Вариант — общий кабинет. Если бы мы сидели в одном офисе, возможно, мы бы сели в одну переговорку, из которой все вместе работали. Представляю, как был бы наэлектризован воздух в этом помещении из-за сосредоточенности и напряжения.
Польза — быстрая коммуникация. Чат помог оперативно обсуждать возникающие вопросы без лишних личных звонков и сообщений. Еще один плюс чата — понимание, что работа идёт. Мы переписывались буквально днём и ночью, сообщения были и в 23 часа в пятницу, и в 9 часов в воскресенье. (Наша рабочая группа — топ и ванлав!)
Знаю, что многие не любят обилие чатов. Я тоже. Но в ситуации погруженной работы в срочный проект чат — спасение.
✅ Во-вторых, развернутый план работы и ответственные по каждому пункту.
План должен быть зафиксирован в таск-трекере/блокноте/текстовом реакторе/таблице. Пусть это будет чек-лист прохождения экстремальных обстоятельств. Каждый пункт чек-листа должен быть конкретной задачей или вопросом.
Гугл-таблица. Я сделал план в гугл-таблице, расписал задачи, ответственных за выполнение, текущий статус и доп.комментарии. У меня получилась таблица на 157 строк — это всё вопросы, на которые нужны были ответы и результаты. Представляете, что было бы без плана?
Общий доступ. Табличку расшарил с рабочей группой, в этой же табличке попросил писать ответы по всем вопросам и проставлять актуальные статусы. Спасибо команде, что восприняли эту идею и активно работали с таблицей.
✅ В третьих, фиксация всех новых входящих запросов.
Единое место. Чтобы не нервировать себя и других, записывал в одно место все задачи и запросы, которые приходили ко мне в этот период. Важно, чтобы это был один список, в который всплошную заносятся входящие запросы.
Эффект — защита от расфокуса. Это полезная практика и вне экстренных задач, но сейчас она была жизненно необходима — чтобы не раздёргивать своё внимание. Каждая новая задача, новый запрос, новое письмо отдергивают внимание от главного дела. Даже если это задача на 5 минут, она в итоге отнимет все полчаса эффективной работы над главным делом из-за переключений и суеты.
Например, пишет условный Петя из отдела разработки, что нужно посмотреть документ. Отвечаю, что запрос записал, сейчас занят экстренной задачей, она на контроле у генерального директора, и что по запросу вернусь через X часов.
Обстоятельства непреодолимой силы случаются. Главное — работать особенно эффективно в этих условиях и делать выводы на будущее.
P.S. Приснилось, что от меня ушли почти все подписчики. Искренне рад, что сон оказался неправдой 🙂