Вчера за утренним приготовлением кофе слушал эфир про стоицизм в современном мире, ничего не запомнил, услышал слово «стратегия» и залип в своих мыслях.
Подумал, что всё-таки в нашем понимании эффективность редко ассоциируются со стратегией.
Предлагаю взглянуть на выполнение задач под углом стратегической эффективности. Составляя план на день или берясь за выполнение новой задачи, задайте себе вопросы:
• куда компанию приведет решение этой задачи?
• куда меня приведет решение этой задачи?
• как моя работа будет выглядеть в перспективе 1-3-5-10 лет?
Эти вопросы помогут понять, как делать работу.
Где-то вместо костылей будет правильно заложить фундамент. Например, мы привыкли ежемесячно вручную готовить акты о создании НМА, но при кратном росте команды в перспективе одного года мы просто физически не будем успевать писать эти акты. И лучше сейчас потратить лишний час или даже десять часов на придумывание оптимального сценария оптимизации, чем через год тратить на это сорок часов в месяц.
А иногда наоборот вместо закладки фундамента будет полезным простое и временное решение.
Если будет настроение, запишу видео или аудио на эту тему. Интересно? 🙂
Павел Мищенко поделился наблюдениями про благоприятные условия, интересные мысли и примеры: https://t.me/ilovedocs/2195
Не единожды сам замечал, как небольшие улучшения в рабочем пространстве влияют на само желание работать и на концентрацию.
Вдохновение (или рабочий настрой) приходит само, если под рукой быстрый компьютер, тактильно приятный блокнот, удобная пишущая ручка.
В комментариях к записи Павла оставил свои примеры благоприятных рабочих условий:
1. Меня новый компьютер вдохновляет поработать, а старый — раздражает и отталкивает.
2. Общая атмосфера «делиться идеями» способствует придумывать новое, а «мы уже пробовали, это не работает» — заталкивает инициативность куда подальше.
3. Заряженность окружающих на динамичное достижение результатов подстёгивает к действиям, а вечное недовольное ворчание коллег про несправдливость мира — наоборот толкает в пассивно-негативное настроение.
Может сложиться впечатление, что метод первичен. По-правильному и в идеале так оно и должно быть: взял задачу и понял цель, определил метод, выбрал инструмент, пошел делать.
Но если метод выбрал без оглядки на доступные инструменты, это может слишком дорого стоить.
Например:
— цель — скрепить доски
— выбранный метод — скрепить на саморезы
— доступные инструменты — молоток и гвозди
Если первичен выбор метода, придётся бежать в магазин за шуруповертом и саморезами. Бегать в магазин — тратить время, деньги, силы. Этих затрат не было бы, если бы перед определением методов работы определились бы с доступными инструментами.
«От инструмента» можно начинать. Это позволит экономить ресурсы.
Умная экономия ресурсов — творческий процесс.
Для успешной экономии нужно:
— помнить цель (лучше — держать перед глазами);
— знать доступные инструменты (тоже можно составить список);
— выбирать метод решения задачи исходя из цели и доступных инструментов.
Заметил, что частенько мы путаем инструменты и методы. Например, когда задач много и голова пухнет от их количества, и невозможно всё запомнить…
… куда мы обычно идём? В гугл или яндекс.
Мы можем пойти искать какое-то приложение, которое поможет навести порядок в задачах. Это инструмент. Такой же инструмент — новый ежедневник, стикеры, планеры, доски для заметок, простой текстовый файл на компьютере. Инструмент — это то, с помощью чего мы хотим действовать.
Мы можем пойти искать информацию как организовать список дел. Это метод. Метод — это и канбан, и раннинг лист, и GTD, и жестко-гибкое планирование по Архангельскому. Метод — это как мы будем действовать.
Для работы по методу нужны инструменты. Инструменты без метода сами по себе бесполезны.
Почему полезно различать инструменты и методы? Потому что поиск идеального инструмента не решит задачу без проработки метода. А если подумали и поняли, что в рамках такого-то метода нам нужен инструмент, то как-то сразу же выбор сужается.
🚨 Время и внимание в экстренных задачах (личный опыт)
На прошлой неделе пришли неприятные рабочие новости. Из-за этого пришлось откладывать вообще все задачи и перекраивать недельный план, включая выходные. Ситуация экстренная.
Делюсь своим опытом, что помогло эффективно действовать в ситуации.
(Пропускаю пункт №0 про выплеск эмоций и гнева. Выпустил пар от внезапно пришедшей «жэ», это помогло разрядиться и начать действовать в полную силу)
✅ Во-первых, единое место коммуникации.
Общий чат. Я сделал отдельный телеграм чат под проект, в котором собрал участников рабочей группы. В первых сообщениях коротко повторил задачу, которую перед созданием чата обсудили на общем звонке. Здесь же в чате поделился ссылками на полезные документы, рекомендации и примеры выполнения задач.
Вариант — общий кабинет. Если бы мы сидели в одном офисе, возможно, мы бы сели в одну переговорку, из которой все вместе работали. Представляю, как был бы наэлектризован воздух в этом помещении из-за сосредоточенности и напряжения.
Польза — быстрая коммуникация. Чат помог оперативно обсуждать возникающие вопросы без лишних личных звонков и сообщений. Еще один плюс чата — понимание, что работа идёт. Мы переписывались буквально днём и ночью, сообщения были и в 23 часа в пятницу, и в 9 часов в воскресенье. (Наша рабочая группа — топ и ванлав!)
Знаю, что многие не любят обилие чатов. Я тоже. Но в ситуации погруженной работы в срочный проект чат — спасение.
✅ Во-вторых, развернутый план работы и ответственные по каждому пункту.
План должен быть зафиксирован в таск-трекере/блокноте/текстовом реакторе/таблице. Пусть это будет чек-лист прохождения экстремальных обстоятельств. Каждый пункт чек-листа должен быть конкретной задачей или вопросом.
Гугл-таблица. Я сделал план в гугл-таблице, расписал задачи, ответственных за выполнение, текущий статус и доп.комментарии. У меня получилась таблица на 157 строк — это всё вопросы, на которые нужны были ответы и результаты. Представляете, что было бы без плана?
Общий доступ. Табличку расшарил с рабочей группой, в этой же табличке попросил писать ответы по всем вопросам и проставлять актуальные статусы. Спасибо команде, что восприняли эту идею и активно работали с таблицей.
✅ В третьих, фиксация всех новых входящих запросов.
Единое место. Чтобы не нервировать себя и других, записывал в одно место все задачи и запросы, которые приходили ко мне в этот период. Важно, чтобы это был один список, в который всплошную заносятся входящие запросы.
Эффект — защита от расфокуса. Это полезная практика и вне экстренных задач, но сейчас она была жизненно необходима — чтобы не раздёргивать своё внимание. Каждая новая задача, новый запрос, новое письмо отдергивают внимание от главного дела. Даже если это задача на 5 минут, она в итоге отнимет все полчаса эффективной работы над главным делом из-за переключений и суеты.
Например, пишет условный Петя из отдела разработки, что нужно посмотреть документ. Отвечаю, что запрос записал, сейчас занят экстренной задачей, она на контроле у генерального директора, и что по запросу вернусь через X часов.
Обстоятельства непреодолимой силы случаются. Главное — работать особенно эффективно в этих условиях и делать выводы на будущее.
P.S. Приснилось, что от меня ушли почти все подписчики. Искренне рад, что сон оказался неправдой 🙂
Третьего дня был на мастер-классе Максима Ильяхова про соцсети — о том, как, зачем и что писать в теплых ламповых бложиках и корпоративных медиа.
Вдохновился,
исписал блокнот,
нафоткал экран.
И вот несколько тезисов про теплый ламповый блог.
1. Теплый ламповый блог, в котором пишешь о том, что прёт, ведешь от души — это хороший способ найти своих. Своих — это единомышленников, которые могут стать друзьями, партнёрами, работодателями, клиентами.
2. Теплому ламповому блогу можно противопоставить профессиональных издателей — профессиональных блогеров, большие редакции, других участников медиа рынка. Раньше в соцсетях были друзья, а теперь эти профессиональные издатели, которые отвоевывают внимание. Вспомнить времена ЖЖ и начала ВК, когда в основном были подписки на группы или людей по интересам.
3. Теплый ламповый блог не сравнится с профессиональными издателями по количеству подписчиков, лайков, просмотров. Но у него и не должно быть такой цели (потому что чтобы сравниться, нужен принципиальной другой подход к созданию контента).
7 часов пролетели как пуля мимо уха Трампа.
Книгу у Ильяхова подписал, фото с автором не сделал.
